Les facteurs clefs de succès

Bien mener votre projet Odoo

Le périmètre de départ

Odoo est une suite d'applications, le périmètre est très étendu alors par où commencer ? Il n'y a pas de réponse unique, tout va dépendre de votre organisation et de vos objectifs. On peut toutefois identifier quelques règles. 

Les applications principales d'Odoo sont les ventes, les achats/stocks et la CRM. Ces modules sont de bons candidats pour la première version de votre outil. C'est un important gisement de valeur pour votre entreprise et vous pourrez ajouter les autres briques dans des lots ultérieurs.

Votre projet est souvent d'intégrer vos opérations dans Odoo. Si c'est le cas, c'est un autre point d'entrée. En particulier lorsque vous travaillez avec des outils disparates ou sur Excel, Odoo vous permettra rapidement de gagner en productivité. Si vous avez déjà une solution opérationnelle en place et à laquelle vos utilisateurs sont habitués, mieux vaut ne pas lancer ce chantier en premier. Il faut chercher pour démarrer les lots qui apporteront de la valeur rapidement sans désorienter vos utilisateurs.

La compta dans un deuxième temps. Odoo apporte toute sa valeur lorsqu'il est utilisé comme un outil de gestion complet. Il ne s'agit pas de remplacer un outil de comptabilité pour faire des économies mais d'améliorer radicalement la fonction comptable. Odoo permet d'automatiser la comptabilité. Lorsque vos écritures de ventes, d'achats, de notes de frais ou de paye seront générées par les modules métier, vous n'aurez plus qu'à basculer votre comptabilité générale et la transition sera aisée.

L'implication de chacun

Les changements lorsqu'on introduit un nouvel outil de gestion sont profonds. Il faut impliquer vos collaborateurs tout en s'assurant que le dispositif projet reste léger pour avancer convenablement. Si vous n'impliquez pas suffisamment vos collaborateurs, vous risquez de rencontrer des résistances. Si vous les impliquez trop, vous leur faites perdre du temps et vous freinez l'équipe projet.

Droit dans vos objectifs ! Au début du projet, vous fixez les objectifs et vous vous accordez avec votre intégrateur sur une feuille de route. La transition se fait en plusieurs étapes et vos collaborateurs ne voient pas toujours où vous allez. Certains vont être déstabilisés par la nouveauté mais aussi parce qu'ils vont découvrir des bugs, parce que les fonctionnalités ne correspondent jamais exactement à ce qu'ils auraient imaginé. Il faut donc les sensibiliser sur le fait que l'application va s'améliorer progressivement. Vous devez pouvoir compter sur eux pour exprimer leurs besoins et faire des retours sur l'utilisation de l'application. Il faut aussi régulièrement rappeler le cap que vous avez fixé pour mobiliser vos équipes.

L'expertise à tous les étages. Votre projet Odoo est une opportunité pour rationaliser les tâches et embarquer vos collaborateurs dans un projet de transformation. C'est le moment de leur faire confiance et de les aider à prendre du recul sur leur quotidien. Vous serez surpris par l’étendue de leurs connaissances et par l'investissement de ceux que vous aurez su convaincre. Le but du projet est de gagner en productivité, les rôles vont évoluer dans le sens d'une plus grande autonomie et polyvalence à mesure que la charge des tâches répétitives va être réduite.

Les bonnes personnes. La constitution de l'équipe projet est essentielle. Un projet classique dans une PME requiert une forte implication du dirigeant de l'entreprise et la désignation d'un chef de projet interne. Le premier joue deux rôles principaux : celui du "sponsor" qui va convaincre les équipes de l'intérêt du projet, et celui du "décideur" qui va réaliser les principaux arbitrages. L'investissement au plus haut niveau de l'organisation favorise l'engagement des collaborateurs et garantit une prise de décision rapide. Le second sera le "product owner", il assure la circulation de l'information entre les parties et il a la vision globale du fonctionnement de l'application, jusque dans les moindres détails. En plus de ces deux profils, et suivant la taille de la société, des "référents" doivent être nommés pour chacun des lots. Ce sont généralement des responsables de services, ils doivent maîtriser le métier et savoir se projeter.

Le métier, rien que le métier

Un projet ERP ne doit pas être abordé comme un projet technique. Vous mettez en place Odoo pour transformer votre société : gagner en productivité, mieux suivre votre activité, vous préparer pour l'avenir, etc.


Les bonnes personnes encore. Une fois la solution et le prestataire choisis, les questions techniques ne sont plus au centre du projet. L'équipe doit se concentrer sur les enjeux métiers. Nous conseillons par exemple d'y adjoindre un contrôleur de gestion. Un projet réussi c'est une équipe projet et un prestataire qui maîtrisent vos processes et se montrent capables d'articuler et de donner de la cohérence à des visions utilisateurs nécessairement cloisonnées.

L'analyse fonctionnelle. La solution Odoo est souvent choisie car le développement spécifique y est moins coûteux que sur les autres solutions du marché. Mais n'oubliez pas que ce qui fait la valeur de la prestation, ce n'est pas la résolution de problèmes techniques mais l'accompagnement de votre transformation. L'écueil principal est de reproduire dans Odoo le fonctionnement que vous avez dans vos logiciels actuels. C'est la meilleure manière de figer pour encore quelques années des processes déjà dépassés. Le consultant métier doit contester toutes les routines, il doit modéliser vos processes pour vous permettre de jeter les bases de quelque chose de nouveau !